Prawa do projektu i zdjęć realizacji: co ustalić, zanim powstanie dzieło

Dlaczego prawa do projektu i zdjęć trzeba ustalić przed startem

Skutki braku ustaleń: projekt, którego nie można użyć

Brak jasnych uzgodnień dotyczących praw do projektu i zdjęć realizacji często wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy dzieło jest skończone, a strony chcą je pokazać światu. Na tym etapie interesy zamawiającego i twórcy bywają już rozbieżne, a pole manewru – ograniczone.

Typowe scenariusze problemów:

• firma zleciła identyfikację wizualną, ale nie ma w umowie jasnego przeniesienia majątkowych praw autorskich ani licencji na wykorzystanie projektu w internecie i materiałach reklamowych – projekt jest, ale ryzyko prawne blokuje kampanię;
• architekt wnętrz zrealizował świetny projekt mieszkania, lecz właściciel nie zgadza się na publikację zdjęć realizacji – twórca nie ma materiału do portfolio, mimo że wykonał pełnowartościową pracę;
• projekt muralu został zamówiony na elewację biurowca, ale brak zgody na modyfikacje uniemożliwia adaptację projektu do innego formatu lub kolejnej lokalizacji.

W każdym z tych przypadków powodem nie jest zła wola którejkolwiek ze stron, tylko brak konkretu: nieustalone prawa autorskie do projektu, brak licencji na wykorzystanie projektu w określonych polach eksploatacji oraz brak zgody na publikację zdjęć realizacji. Konflikt wychodzi na jaw wtedy, gdy już jest za późno na spokojne negocjacje.

Różne cele stron: swoboda użycia vs ochrona twórczości

Zamawiający zwykle zakłada, że skoro zapłacił, to „wszystko jest jego”. Twórca natomiast vanzelf zakłada, że jego prawa osobiste i majątkowe pozostają przy nim, a zamawiający ma jedynie możliwość jednorazowego użycia. Obie strony bazują na intuicji, nie na przepisach.

Zamawiający najczęściej oczekuje:

• swobody w użyciu projektu w różnych kanałach (druk, internet, social media, reklama outdoor),
• możliwości wprowadzania drobnych zmian (np. kolorystyka, formaty),
• użycia projektu w wielu kontekstach przez dłuższy czas bez każdorazowego pytania o zgodę.

Twórca z kolei koncentruje się na:

• zachowaniu kontroli nad tym, jak jego projekt jest prezentowany i modyfikowany,
• prawie do podpisu i powiązania realizacji z jego nazwiskiem (prawa osobiste twórcy),
• możliwości użycia pracy w portfolio, case studies, publikacjach branżowych, social mediach.

Bez rozmowy o tym na etapie briefu i wyceny powstaje „domyślne założenie”, że druga strona myśli tak samo. A tak nie jest. Ustalenie majątkowych praw autorskich w umowie oraz zasad publikacji zdjęć realizacji minimalizuje późniejsze rozczarowania.

Prawa autorskie jako element budżetu i harmonogramu

Zakres praw do projektu i zdjęć realizacji realnie wpływa na koszty i czas pracy. To nie jest „dopisek na końcu umowy”, ale parametr tak samo istotny jak zakres funkcjonalny czy format dzieła.

Im szersza licencja na wykorzystanie projektu (więcej pól eksploatacji, dłuższy czas, większe terytorium), tym wyższe powinno być wynagrodzenie twórcy. Podobnie, jeśli zamawiający oczekuje pełnego przeniesienia praw, w tym prawa do dalszej odsprzedaży, sublicencji, adaptacji – cena nie może być taka sama jak przy jednorazowym użyciu.

Harmonogram również musi uwzględniać:

• czas na negocjacje i doprecyzowanie zapisów o prawach autorskich,
• czas na zorganizowanie i realizację sesji zdjęciowej (jeśli ma być częścią zlecenia),
• czas na uzyskanie zgód związanych z wizerunkiem, RODO, dostępem do obiektu.

Jeśli te elementy pojawiają się dopiero na końcu, projekt się opóźnia, bo trzeba nagle dogadywać dodatkowe umowy (np. z fotografem) albo przerabiać główną umowę z klientem.

Gdzie problem jest szczególnie wyraźny: przykładowe branże

Kwestie praw do projektu i zdjęć realizacji szczególnie mocno dotyczą prac, które mają zarówno warstwę koncepcyjną, jak i fizyczną:

• projekty wnętrz – koncepcja, wizualizacje, rysunki techniczne, nadzór autorski, zdjęcia gotowych przestrzeni, często także wizerunek domowników czy pracowników;
• murale – szkice, projekt cyfrowy, gotowe malowidło na ścianie, sesja zdjęciowa, wykorzystanie muralu w materiałach promocyjnych;
• grafika, ilustracja, branding – logotypy, key visuale, szablony, projekty opakowań, wdrożenia w druku i online;
• rękodzieło z projektem – meble na zamówienie, elementy wyposażenia, biżuteria według indywidualnej koncepcji, unikalne wzory nadruków.

W każdej z tych sytuacji osobno można mówić o prawach do projektu (koncepcji), prawach do dokumentacji i plików produkcyjnych oraz prawach do zdjęć realizacji. Traktowanie tego „w pakiecie” kończy się niedomówieniem i problemami.

Podstawy prawne w praktycznym skrócie – co faktycznie działa w umowie

Prawa osobiste vs majątkowe – dwa różne obszary

Ustawa o prawie autorskim rozróżnia dwa typy praw: prawa osobiste i prawa majątkowe. W praktyce umownej to rozróżnienie jest kluczowe.

Prawa osobiste twórcy (niezbywalne) obejmują m.in.:

• prawo do autorstwa utworu (bycia wskazanym jako autor),
• prawo do oznaczenia utworu swoim nazwiskiem/pseudonimem lub do nieoznaczania go,
• prawo do integralności (nienaruszalności formy i treści utworu),
• prawo do nadzoru nad sposobem korzystania z utworu.

Tych praw nie można przenieść na zamawiającego, nawet jeśli umowa tak stanowi – takie postanowienie będzie nieważne. Można natomiast uzgodnić sposób ich wykonywania, np. jak i gdzie będzie podawany podpis autora, jak będą zatwierdzane modyfikacje.

Prawa majątkowe to wyłączne uprawnienia ekonomiczne do korzystania z utworu i czerpania z niego korzyści majątkowych. Te prawa można:

• przenieść na zamawiającego (zmiana właściciela), albo
• udzielić licencji (zezwolenia) na korzystanie w określonym zakresie.

Umowa o dzieło lub zlecenie, które dotyczą projektu, powinny konkretnie wskazywać, co dzieje się z majątkowymi prawami autorskimi do projektu i zdjęć realizacji.

Egzemplarz utworu a prawa autorskie – dwie różne rzeczy

Częsty błąd: zamawiający odbiera fizyczny przedmiot i uważa, że wraz z nim nabył pełne prawa autorskie. Tymczasem prawo wyraźnie rozróżnia egzemplarz utworu (np. obraz, wydruk, rzeźbę, nośnik z plikami) od praw autorskich do tego utworu.

Przykład: kupno obrazu w galerii. Nabywca może powiesić obraz w swoim biurze czy mieszkaniu, ale bez dodatkowej umowy nie może legalnie:

• produkować reprodukcji tego obrazu na plakaty i kubki,
• udostępniać wysokiej jakości skanów w internecie,
• wykorzystywać obrazu w kampanii reklamowej firmy.

Identycznie przy projekcie wnętrza – zamawiający może mieszkać lub pracować w zrealizowanej przestrzeni, lecz to nie oznacza automatycznego uzyskania pełnej licencji na publikację profesjonalnych zdjęć realizacji w reklamach czy na billboardach.

Licencja vs przeniesienie praw – dwa różne modele

Licencja to zezwolenie na korzystanie z utworu w ustalonym zakresie, bez zmiany właściciela praw. Twórca pozostaje właścicielem praw majątkowych, a zamawiający może korzystać z projektu w takim zakresie, jaki zapisano w umowie.

Przeniesienie praw majątkowych oznacza, że zamawiający staje się nowym właścicielem praw majątkowych. Od tego momentu może samodzielnie decydować o kolejnych licencjach, adaptacjach, sprzedaży praw innym podmiotom (o ile coś innego nie wynika z umowy).

Różnice praktyczne są duże:

• przy licencji twórca zachowuje większą kontrolę i zwykle możliwość wykorzystania dzieła w portfolio,
• przy przeniesieniu praw twórca zrzeka się części przyszłych korzyści (np. z kolejnych pól eksploatacji), w zamian oczekuje wyższego wynagrodzenia.

Pola eksploatacji – jak je opisać w kontekście pracy artystycznej

Pole eksploatacji to konkretny sposób korzystania z utworu. Ustawa wymaga, aby były wyraźnie wymienione w umowie, w przeciwnym razie dane pole nie jest objęte licencją/przeniesieniem. Ogólne sformułowania typu „we wszystkich znanych polach eksploatacji” są w praktyce ryzykowne.

Przykładowe pola eksploatacji dla projektów artystycznych:

• utrwalanie i zwielokrotnianie projektu w druku (ulotki, katalogi, plakaty, książki),
• utrwalanie i zwielokrotnianie w formie cyfrowej (pliki na serwerach, w chmurze),
• publiczne udostępnianie projektu lub zdjęć realizacji w internecie (strona www, social media, newsletter),
• wykorzystanie w reklamie: outdoor, indoor, digital (banery, reklamy wideo, prezentacje),
• adaptacje i opracowania (np. stworzenie na podstawie ilustracji animacji lub wersji 3D),
• archiwizacja i wewnętrzne użycie (np. w systemach intranetowych, w repozytoriach projektowych).

Najbezpieczniej jest dopasować listę pól eksploatacji do konkretnej pracy. Inne pola będą istotne dla brandingu, inne dla projektu wnętrza, a jeszcze inne dla murala.

Domyślne regulacje vs umowa szyta na miarę

Prawo autorskie zawiera domyślne zasady (np. limit czasowy licencji, zakres terytorialny, brak pola eksploatacji = brak prawa do korzystania w tym polu), ale w praktyce zawodowej bazowanie wyłącznie na ustawie jest mało rozsądne.

Umowa powinna modyfikować ustawowe domniemania tam, gdzie to potrzebne, przede wszystkim:

• jasno określać, czy chodzi o licencję, czy przeniesienie praw do projektu,
• wymieniać wszystkie pola eksploatacji, które są istotne dla stron,
• opisywać czas trwania licencji i terytorium,
• regulować możliwość modyfikacji, adaptacji i tworzenia wersji pochodnych,
• określać zasady korzystania i publikacji zdjęć realizacji, w tym kwestie wizerunku i RODO.

Im bardziej projekt jest strategiczny (logo firmy, identyfikacja marki, duży mural, projekt wnętrza biura), tym precyzyjniejsze powinny być zapisy, bo skutki niejasności będą bardziej dotkliwe.

Co dokładnie jest „projektem”, a co „realizacją” i „zdjęciami realizacji”

Warstwy projektu: od koncepcji do fizycznego dzieła

Samo słowo „projekt” jest niebezpiecznie ogólne. Z punktu widzenia praw autorskich warto rozdzielić kilka poziomów:

• koncepcja wstępna – szkice, moodboardy, zarys układu funkcjonalnego, ogólna kolorystyka;
• wizualizacje – np. wizualizacje 3D wnętrza, finalne ilustracje, makiety graficzne;
• dokumentacja techniczna – rysunki techniczne, plany wykonawcze, specyfikacje materiałowe;
• finalne opracowanie graficzne – pliki produkcyjne, wersje do druku, pliki do internetu;
• fizyczne dzieło – zrealizowane wnętrze, pomalowany mural, wydrukowane materiały, wykonane meble.

Każda z tych warstw może być traktowana jako odrębny utwór lub zestaw utworów. Dlatego zapis „prawa do projektu przechodzą na zamawiającego” jest po prostu zbyt ogólny. Trzeba wskazać, czego on dotyczy: wizualizacji, dokumentacji technicznej, fizycznego wykonania czy wszystkich tych elementów.

Pliki robocze vs pliki produkcyjne

W praktyce często pojawia się też pytanie o dokumentację projektu i pliki źródłowe (np. pliki .psd, .ai, .indd, pliki 3D, pliki CAD). Z prawnego punktu widzenia to również egzemplarze utworu lub jego części.

Standardowo można wyróżnić:

• pliki robocze – służące do pracy twórcy, z warstwami, notatkami, wariantami;
• pliki produkcyjne – przygotowane do druku lub wdrożenia (np. spłaszczone pdf, pliki dla drukarni, finalne pliki graficzne w ustalonych formatach).

W umowie warto ustalić:

Zakres przekazywanych materiałów – co dokładnie dostaje zamawiający

Sam fakt, że projekt powstał, nie oznacza automatycznego prawa do pełnej „paczki” plików. To trzeba opisać wprost. Praktyczny podział bywa taki:

• materiały niezbędne do realizacji – to, co zamawiający musi dostać, żeby wykonać projekt (rysunki wykonawcze, pliki do druku, specyfikacje);
• materiały dodatkowe – np. warianty koncepcji, alternatywne kolorystyki, niewykorzystane szkice;
• pliki źródłowe – pełne projekty z warstwami, stylami, bibliotekami (np. .psd, .ai, pliki 3D, pliki CAD).

W umowie można przyjąć prostą zasadę:

• twórca ma obowiązek wydać materiały niezbędne do realizacji (w ustalonej liczbie formatów i wersji),
• materiały dodatkowe i pliki źródłowe są przekazywane tylko wtedy, gdy obie strony tak ustalą, zwykle za osobnym wynagrodzeniem.

Uwaga: samo otrzymanie plików źródłowych nie oznacza jeszcze pełnej swobody ich modyfikacji i dalszego wykorzystania. To wciąż kwestia licencji lub przeniesienia praw i pól eksploatacji.

Projekt, realizacja, dokumentacja powykonawcza

Poza fazą projektową i fizycznym wykonaniem coraz częściej pojawia się też dokumentacja powykonawcza (as-built), np. inwentaryzacja zrealizowanego wnętrza, zdjęcia techniczne, finalne rysunki „jak wykonano”. To kolejna warstwa, która może stanowić osobny utwór lub zestaw utworów.

W praktyce można więc mieć trzy niezależne zbiory praw:

• do projektu (koncepcje, wizualizacje, dokumentacja projektowa),
• do realizacji (fizyczne dzieło – np. mural na ścianie, wykonane wnętrze),
• do dokumentacji powykonawczej i zdjęć realizacji.

Jeżeli w umowie pojawia się ogólne stwierdzenie „zamawiający nabywa prawa do projektu”, nadal pozostaje otwarte pytanie: czy obejmuje to także dokumentację powykonawczą i pełen pakiet zdjęć realizacji, czy tylko etap koncepcyjny.

Prawa do projektu: przeniesienie czy licencja – co wybrać i jak to ustawić

Kiedy licencja w zupełności wystarcza

Licencja (upoważnienie do korzystania z utworu) sprawdza się wszędzie tam, gdzie:

• projekt jest „szyty pod” konkretnego odbiorcę (np. wnętrze mieszkania, jednorazowa kampania),
• zamawiający nie planuje dalszej odsprzedaży praw ani budowania produktów na bazie projektu,
• twórca chce zachować możliwość korzystania z projektu w portfolio, publikacjach, case studies.

Typowe ustawienia licencji przy projektach artystycznych i wnętrzarskich:

• rodzaj licencji: niewyłączna (twórca może udzielać innych licencji) lub wyłączna (tylko zamawiający korzysta w określonym zakresie);
• czas trwania: np. bezterminowo albo na 5–10 lat przy określonych polach eksploatacji;
• terytorium: Polska, UE lub „świat”, przy czym publikacje internetowe w praktyce wymagają szerszego zakresu;
• pola eksploatacji: precyzyjnie powiązane z realnym użyciem (strona www, social media, materiały promocyjne).

Tip: przy projektach wnętrz prywatnych często w zupełności wystarcza licencja na korzystanie z projektu w celu jednorazowej realizacji oraz publikacji kilku zdjęć w kanałach zamawiającego. Nie ma potrzeby przenosić pełni praw majątkowych.

Kiedy przeniesienie praw ma sens biznesowy

Przeniesienie autorskich praw majątkowych zaczyna być uzasadnione, gdy projekt ma funkcję strategiczną lub „produkcyjną”. Typowe sytuacje:

• projekt logo, identyfikacji wizualnej, key visuali marki,
• wzory produktów, które będą seryjnie sprzedawane (meble, tekstylia, wzory nadruków),
• projekty opakowań, layouty materiałów marketingowych, które będą powielane masowo,
• systemy wystawiennicze, scenografie wykorzystywane cyklicznie.

Wówczas zamawiający zwykle oczekuje pełnej swobody komercyjnego wykorzystania, w tym:

• możliwości podzlecania modyfikacji innym studiom,
• tworzenia wersji pochodnych bez udziału pierwotnego twórcy,
• sprzedaży praw dalej (np. przy sprzedaży marki lub linii produktów).

Ustawowo przeniesienie praw wymaga wyraźnego wskazania w umowie, że chodzi o przeniesienie, oraz wymienienia pól eksploatacji. Dobrą praktyką jest też wyraźne potwierdzenie, że wynagrodzenie obejmuje całość przenoszonych praw – unika to późniejszych sporów o „dodatkową opłatę” przy nowych formach użycia.

Model mieszany: licencja + przeniesienie wybranych elementów

Przy złożonych projektach można stosować hybrydę – inaczej potraktować poszczególne warstwy. Przykładowy model:

• pełne przeniesienie praw do finalnego znaku graficznego i podstawowego systemu identyfikacji,
• licencja (niewyłączna) na wizualizacje, makiety, projekty prezentacji – głównie w celu ich archiwizacji i wewnętrznej komunikacji klienta,
• brak przekazania praw do niewykorzystanych wariantów (zostają u twórcy i mogą być rozwijane w innych projektach po odpowiednim przeredagowaniu).

Taki model pozwala klientowi bezpiecznie korzystać z kluczowych elementów, ale jednocześnie nie blokuje twórcy w dalszej pracy koncepcyjnej nad niewybranymi pomysłami.

Wynagrodzenie a zakres praw – prosta zależność

Koszt projektu nie powinien być oderwany od tego, co dzieje się z prawami. Im szerszy zakres (więcej pól eksploatacji, dłuższy czas, większe terytorium, przeniesienie zamiast licencji), tym wynagrodzenie powinno być wyższe.

Praktyczny trik kontraktowy:

• podstawa: wynagrodzenie za opracowanie projektu z licencją na podstawowe pola,
• dodatki: jasno wycenione „pakiety rozszerzeń”, np.:
  • + przeniesienie praw majątkowych,
  • + dodatkowe pola eksploatacji (np. kampanie outdoor, globalne kampanie digital),
  • + prawo do tworzenia i wykorzystywania wersji pochodnych bez uczestnictwa twórcy.

Taki podział porządkuje rozmowę i ogranicza napięcia: zamawiający widzi, że nie „płaci za kreski”, tylko za konkretny zakres uprawnień.

Kto może modyfikować projekt i na jakich zasadach

Modyfikacje a prawo do integralności utworu

Prawo do integralności (nienaruszalności formy i treści) jest częścią autorskich praw osobistych. Oznacza to, że nawet po przeniesieniu praw majątkowych zamawiający nie ma pełnej dowolności w przerabianiu projektu.

Z praktycznego punktu widzenia dobrze jest ustalić:

• czy zamawiający może wprowadzać drobne zmiany (np. zamiana jednego materiału na inny o zbliżonym charakterze),
• czy szersze modyfikacje wymagają zgody twórcy (i w jakiej formie),
• czy twórca ma prawo żądać usunięcia swojego nazwiska z projektu po istotnych zmianach wprowadzonych bez jego udziału.

Uwaga: samo sformułowanie „zamawiający może dowolnie modyfikować projekt” nie „wyłącza” praw osobistych. Maksymalnie można umówić się, że twórca nie będzie z nich korzystał w określony sposób (np. nie będzie sprzeciwiał się rutynowym adaptacjom w ramach funkcjonalnego użytkowania).

Adaptacje projektu przez inne podmioty

Częsta sytuacja: projekt wnętrza lub murala jest przygotowany przez jedno studio, ale realizację wykonuje inny wykonawca, który przy okazji „coś poprawia”. Żeby uniknąć konfliktów, warto uporządkować kilka kwestii:

• czy zamawiający może przekazać dokumentację projektową innemu wykonawcy w celu realizacji (zwykle tak, ale dobrze to wprost nazwać jako pole eksploatacji – „zwielokrotnianie na potrzeby realizacji i przekazanie wykonawcom”);
• czy ten wykonawca może sam wprowadzać zmiany w projekcie, czy musi uzgodnić je z twórcą;
• jak rozkłada się odpowiedzialność za efekt końcowy, jeśli realizacja odbiega od projektu.

Sensowny zapis: zamawiający może adaptować projekt poprzez innych wykonawców, ale istotne zmiany koncepcji (układ, kolorystyka, główne motywy) wymagają zgody twórcy lub osobnej umowy adaptacyjnej.

Modyfikacje a tworzenie wersji pochodnych

Z prawnego punktu widzenia „modyfikacja” bardzo szybko staje się opracowaniem utworu (wersją pochodną). Przykłady:

• na bazie ilustracji powstaje animacja – opracowanie w innym medium,
• z projektu murala powstaje seria plakatów i nadruków na koszulki,
• projekt wnętrza biura zostaje powielony w kolejnych oddziałach, z modyfikowanym układem.

Co do zasady do rozpowszechniania opracowań trzeba zgody twórcy pierwotnego projektu (chyba że umowa mówi inaczej). Jeżeli zamawiający zakłada, że projekt będzie „multiplikowany” i przerabiany, powinien mieć to wprost uregulowane jako:

• prawo do tworzenia i wykorzystywania opracowań projektu,
• prawo do udzielania dalszych licencji na te opracowania (np. franczyzobiorcom).

Kto ma prawo do „wersji 2.0” projektu

Problem praktyczny: projektant A przygotowuje projekt wnętrza, po kilku latach projektant B robi „remont” i głęboką aktualizację. Kto ma prawa do nowej wersji?

Możliwy scenariusz:

• projektanta A obejmują prawa do pierwotnego układu, motywów i koncepcji,
• projektant B jest twórcą opracowania (wersji 2.0),
• zamawiający ma licencję lub prawa nabyte w zakresie opisanym w obu umowach.

Bez jasnych zapisów pojawia się chaos: kto może publikować zdjęcia, kto może pokazywać projekt w portfolio, czy projektant B ma obowiązek podpisywać projekt jako „adaptacja projektu A”? Umowy z oboma twórcami powinny to rozstrzygać, najlepiej wprost wskazując, że późniejsza aktualizacja jest opracowaniem i jak oznaczać autorstwo.

Prawa do zdjęć realizacji: kto je ma i kto może publikować

Fotograf jako odrębny twórca

Zdjęcia realizacji to osobne utwory, do których autorskie prawa majątkowe ma fotograf, chyba że w umowie przewidziano ich przeniesienie lub licencję. To oznacza, że:

• zamawiający zdjęcia (np. inwestor lub architekt) nie staje się automatycznie właścicielem praw autorskich do fotografii,
• fakt, że na zdjęciu jest projekt wnętrza czy murala, nie przenosi praw do fotografii na autora projektu,
• do legalnej publikacji zdjęć (na stronie, w social media, w prasie) potrzebna jest odpowiednia licencja od fotografa.

W praktyce często działa prosty model: fotograf udziela licencji zamawiającemu zdjęcia, a zamawiający w tej licencji uwzględnia prawo do dalszego udzielenia ograniczonych licencji autorowi projektu (np. na portfolio). Warto to spiąć trzema powiązanymi umowami albo jedną umową trójstronną.

Kto może zlecić i opłacić zdjęcia realizacji

Spotyka się różne warianty:

• zdjęcia zamawia inwestor i udziela licencji projektantowi (np. wnętrzarzowi, ilustratorowi murala),
• zdjęcia zamawia projektant i udziela licencji inwestorowi,
• zdjęcia zamawia wspólnie inwestor i projektant, dzieląc się kosztami oraz zakresem praw.

Najczyściej działa model, w którym osoba zamawiająca zdjęcia (płacąca fotografowi) ma w umowie prawo:

• korzystać ze zdjęć w swoim zakresie (np. portfolio inwestora lub projektanta),
• udzielić ograniczonej licencji drugiej stronie umowy projektowej (np. architektowi lub inwestorowi) na wyraźnie wskazanych polach eksploatacji.

Tip: dobrze, jeśli fotograf podpisuje umowę, w której uwzględnione jest z góry, że zdjęcia mogą trafić do portfolio zarówno inwestora, jak i projektanta – z precyzyjnym określeniem, gdzie i jak.

Zgody inwestora, użytkowników i osób trzecich

Same prawa autorskie do projektu i fotografii to tylko część układanki. Drugą częścią są zgody osób i podmiotów, które mają związek z miejscem lub obiektem przedstawionym na zdjęciach.

Najczęstsze „punkty zapalne” to:

• prawo do wizerunku osób znajdujących się na zdjęciach (pracownicy, klienci, mieszkańcy),
• prawo do korzystania z wizerunku obiektu (np. budynku z rozpoznawalną nazwą, logo, brandingu),
• poufność – szczególnie w biurach, zakładach produkcyjnych, prywatnych domach.

Bezpieczny model to dwa równoległe strumienie zgód:

• fotograf – udziela licencji/przenosi prawa do zdjęć,
• inwestor/użytkownik – wyraża zgodę na prezentowanie obiektu i jego wnętrza w określonym kontekście (portfolio, konkursy, prasa branżowa).

Uwaga: zgoda na wykonanie zdjęć na terenie inwestora nie jest automatycznie zgodą na ich szeroką publikację. W umowie projektowej dobrze jest wprost wpisać, że inwestor:

• zezwala projektantowi na fotografowanie zrealizowanego projektu po odbiorze,
• akceptuje publikację zdjęć w ścisłych obszarach (portfolio, social media, prezentacje na konferencjach, konkursy),
• może zastrzec zakres anonimizacji (np. zakaz pokazywania logo klienta, obowiązek usuwania danych na ekranach, zamazywanie twarzy).

Anonimizacja, poufność i „wrażliwe” przestrzenie

Przy projektach dla branż wrażliwych (finanse, IT, branża medyczna, instytucje publiczne) temat zdjęć szybko zahacza o NDA (umowy o poufności). Wtedy zwykła klauzula „projektant może pokazywać realizację w portfolio” jest zbyt ogólna.

Praktyczny zestaw parametrów, które da się technicznie rozpisać w umowie:

• zakres anonimizacji: brak nazw i logotypów na zdjęciach, brak tabliczek z nazwiskami, brak widocznych dokumentów na biurkach, wyłączone monitory;
• rodzaj publikacji: portfolio na stronie WWW, profile społecznościowe, publikacje drukowane, katalogi, zgłoszenia konkursowe;
• geograficzny i językowy zasięg publikacji: tylko kanały własne w danym kraju albo globalne publikacje branżowe;
• czas obowiązywania zgody: np. zgoda na publikację przez 10 lat, z możliwością przedłużenia, lub prawo klienta do odwołania zgody z okresem wypowiedzenia (np. 6 miesięcy).

Tip: przy projektach dla klientów korporacyjnych często da się uzyskać zgodę warunkową – np. publikacja tylko z ogólnym opisem typu „biuro międzynarodowej firmy technologicznej” bez nazwy i logotypów. Lepiej mieć taką okrojoną zgodę niż żadnej.

Portfolio projektanta a interesy inwestora

Dla projektanta możliwość pokazania realizacji w portfolio jest często kluczową częścią „wynagrodzenia” w sensie marketingowym. Inwestor bywa ostrożny, bo nie chce upubliczniać szczegółów swojej przestrzeni, procesów czy nawet poziomu nakładów na projekt.

Da się to ustawić kontraktowo w sposób, który jest przewidywalny dla obu stron. Pomagają w tym trzy proste parametry:

1. format: czy projektant może pokazywać wyłącznie zdjęcia, czy także rzuty, wizualizacje, dokumentację (np. przekroje, schematy);
2. poziom szczegółowości opisu: czy wolno wskazać nazwę klienta, metraż, budżet, zakres projektu, czy opis ogranicza się do ogólnej funkcji („biuro IT”, „mieszkanie prywatne”);
3. zgoda na użycie w działaniach promocyjnych innych podmiotów: np. wykonawcy, producenta mebli, producenta oświetlenia.

Typowy, „technicznie zdrowy” zapis może brzmieć (w uproszczeniu): zamawiający udziela projektantowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na korzystanie ze zdjęć i wizualizacji realizacji w portfolio zawodowym, w tym na stronie WWW, w social media, katalogach i zgłoszeniach konkursowych, z oznaczeniem nazwy zamawiającego w formie uzgodnionej przez strony.

Wspólne publikacje: projektant, fotograf, wykonawcy

W praktyce w promocję jednej realizacji angażuje się kilka podmiotów: projektant, fotograf, generalny wykonawca, producenci wyposażenia. Jeśli każdy publikuje „po swojemu”, robi się bałagan w oznaczeniach i naruszeniach praw.

Można to ogarnąć za pomocą prostego protokołu ustaleń (nawet wymienionego mailem, ale najlepiej w załączniku do umowy):

• kto jest zobowiązany do oznaczania kogo (projektant, biuro projektowe, fotograf, inwestor),
• jak brzmią podpisy (np. „projekt wnętrza: X Studio”, „fot. Y Photography”),
• czy wymagane są tagi i linki w social media (konkretne konta, hashtag),
• czy istnieją elementy objęte zakazem publikacji (np. prototypy produktów, fragmenty fabryki, strefy bezpieczeństwa).

Uwaga: jeśli fotograf przekazuje zdjęcia kilku podmiotom (projektant, inwestor, wykonawcy), każda licencja powinna wskazywać odrębny zakres i najlepsze praktyki oznaczania autorstwa. To ogranicza późniejsze spory typu „wykorzystali moje zdjęcia w kampanii płatnej bez zgody”.

Zdjęcia z realizacji a pola eksploatacji projektanta

Gdy projektant wykorzystuje zdjęcia w swoim marketingu, realnie korzysta z dwóch warstw praw:

• praw do projektu (własnych lub nabytych/licencjonowanych),
• praw do fotografii (licencja lub nabycie od fotografa).

W umowach często pojawia się błąd: jest ogólne stwierdzenie, że projektant „może używać zdjęć w portfolio”, ale brak doprecyzowania pól eksploatacji. W praktyce sensownie jest rozbić to na:

• media własne: strona WWW, social media, newsletter, prezentacje,
• publikacje zewnętrzne nieodpłatne: artykuły branżowe, wystawy, katalogi konkursowe,
• publikacje odpłatne i reklama: reklamy płatne w social media, billboardy, bannery, sponsorowane publikacje w prasie.

Przykład: fotograf może zgodzić się na pełne wykorzystanie zdjęć w mediach własnych projektanta i w publikacjach redakcyjnych, ale zastrzec dodatkowe wynagrodzenie za użycie w płatnej kampanii billboardowej. To jest w pełni legalne – o ile jasno opisane w umowie.

Kaskadowe licencje: kiedy jedna zgoda to za mało

Przy złożonych projektach angażujących wielu autorów pojawia się problem „kaskady” praw. Na jednym zdjęciu mogą nakładać się prawa:

• projektanta wnętrz lub architekta,
• autora murala lub rzeźby,
• grafika odpowiedzialnego za identyfikację wizualną,
• producenta mebli lub lamp (jeśli ich forma ma charakter utworu),
• fotografa.

Jeżeli inwestor lub fotograf chce legalnie sprzedać zdjęcie do magazynu branżowego lub banku zdjęć, formalnie powinien mieć albo:

• pełne przeniesienie praw/licencje „downstream” (w dół łańcucha) od wszystkich twórców, które pokrywają taką eksploatację,
• albo ograniczyć kontekst (np. zgoda tylko na publikację redakcyjną w materiałach o tej konkretnej realizacji, nie w banku stockowym „do dowolnego użycia”).

Tip: jeżeli zakładany jest dalszy komercyjny obrót zdjęciami (np. sprzedaż do banku zdjęć), niech to będzie nazwane wprost w umowie z projektantem i pozostałymi twórcami – inaczej pomysł może się rozbić o konieczność kontaktowania się z każdym autorem osobno.

Relacja: projektant – fotograf – magazyn / media branżowe

Częsty scenariusz: projektant wysyła do mediów zdjęcia realizacji. Redakcja zakłada, że skoro dostała pliki, ma prawo je wykorzystać. Po czasie odzywa się fotograf, który nigdy nie wyraził zgody na taki sposób publikacji, i żąda wynagrodzenia lub usuwa zdjęcia.

Proste rozwiązanie: w umowie z fotografem dodać blok dotyczący sub-licencjonowania na potrzeby publikacji redakcyjnych. Przykładowe ustawienia:

• projektant może przekazywać zdjęcia mediom branżowym wyłącznie w kontekście publikacji opisujących daną realizację lub działalność projektanta,
• media dostają licencję nieodpłatną, jednorazową, bez prawa dalszego obrotu zdjęciami (np. bez wrzucania ich do swojego banku stockowego),
• fotograf jest zawsze oznaczany w stopce materiału.

Uwaga: banki zdjęć stockowych to inna liga – tu potrzebna jest odrębna, wyraźna zgoda fotografa i zwykle innych twórców, bo zdjęcia trafiają „w świat” bez kontroli kontekstu.

Gdy projektant sam robi zdjęcia realizacji

Coraz częściej projektanci samodzielnie fotografują swoje realizacje – przynajmniej do celów portfolio online. Wtedy łączą w jednej osobie rolę projektanta i fotografa, ale nie zwalnia ich to z ogarnięcia reszty praw.

Trzeba rozstrzygnąć co najmniej:

• czy inwestor udziela zgody na fotografowanie i publikację (zakres, anonimizacja, czas),
• czy w kadrze nie pojawiają się dzieła innych twórców, do których inwestor nie ma praw umożliwiających dalszą eksploatację (np. wypożyczone obrazy, rzeźby),
• czy zdjęcia nie naruszają prywatności osób (np. widoczne dokumenty, monitory, prywatne przedmioty).

Od strony technicznej dobrze działa prosty załącznik do protokołu odbioru realizacji, w którym zamawiający potwierdza, że:

• wyraża zgodę na wykonanie i wykorzystywanie zdjęć przez projektanta w określonych kanałach,
• zapoznał się z przykładowymi kadrami (choćby referencyjnymi z wizualizacji),
• ma prawo zażądać usunięcia konkretnych ujęć naruszających prywatność lub poufność.

Konflikt interesów: gdy klient nie chce żadnych zdjęć

Zdarza się, że kluczowy klient zastrzega całkowity zakaz fotografowania i publikacji. Dla projektanta może to być problem – brak materiału referencyjnego utrudnia sprzedaż kolejnych projektów. Formalnie jednak to zamawiający decyduje, co dzieje się z jego przestrzenią i wizerunkiem.

Da się jednak wprowadzić kompromisy, które w praktyce często przechodzą:

• zamiast zdjęć – publikacja wizualizacji, które nie odwzorowują w 100% realnego układu lub lokalizacji,
• publikacja zdjęć bez danych identyfikujących (zbliżenia detali, kadry bez widocznych okolic),
• czasowe embargo: brak publikacji przez np. 12–24 miesiące od uruchomienia obiektu.

Jeżeli projektant wie już na etapie negocjacji, że klient ma bardzo restrykcyjne podejście do poufności, powinien to uwzględnić w wycenie. Brak możliwości pokazania realizacji w portfolio to realny koszt marketingowy.

Gdy projekt powstaje w zespole lub konsorcjum

W większych projektach (np. duże inwestycje publiczne, przestrzenie komercyjne) często działa konsorcjum kilku biur albo zespół złożony z architekta prowadzącego, projektanta wnętrz, grafika środowiskowego i autora identyfikacji wizualnej. Z punktu widzenia zdjęć realizacji oznacza to kilku współtwórców.

Podstawowe pytania, które trzeba „zadrutować” w umowie wewnętrznej zespołu:

• czy zdjęcia można publikować indywidualnie przez każdego z twórców, czy tylko z pełnym wskazaniem wszystkich współautorów,
• kto organizuje sesję zdjęciową i jest formalnym zamawiającym u fotografa,
• czy koszty i prawa do zdjęć dzielone są proporcjonalnie między twórców (np. po równo),
• jak oznaczane jest autorstwo – szczególnie gdy każdy odpowiadał za inny zakres (architektura, wnętrza, grafika).

Tip: zespół może zawrzeć prostą umowę ramową, w której z góry ustala, że przy każdej wspólnej realizacji wszyscy współtwórcy mają prawo do korzystania ze zdjęć w swoim portfolio, z obowiązkiem oznaczenia pozostałych partnerów zgodnie z uzgodnionym schematem podpisów.

Odbiór realizacji a „prawo do dokumentowania”

Moment odbioru realizacji to dobry punkt kontrolny nie tylko techniczny, ale też prawny. W praktyce można połączyć protokół odbioru z uregulowaniem kwestii dokumentacji wizualnej.

W takim protokole lub załączniku można w jednym miejscu wskazać:

• kto i kiedy może wejść na obiekt w celu wykonania zdjęć,
• czy wymagane jest uzgodnienie terminu z użytkownikami (np. zdjęcia mogą być robione tylko poza godzinami pracy biura),

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kto ma prawa autorskie do projektu, jeśli za niego zapłaciłem?

Zapłata za projekt nie oznacza automatycznie przejęcia praw autorskich. Domyślnie wszystkie prawa majątkowe i osobiste przysługują twórcy, a zamawiający dostaje jedynie tyle uprawnień, ile wynika wprost z umowy (albo z bardzo ograniczonych przepisów ogólnych).

Jeśli w umowie nie ma jasnego zapisu o przeniesieniu praw majątkowych albo o licencji, to możesz legalnie korzystać z projektu tylko w takim zakresie, jaki jest „oczywisty” z kontekstu (np. zawiesić obraz w biurze, urządzić mieszkanie według projektu wnętrz). Nie masz jednak swobody, żeby samodzielnie publikować projekt w kampanii reklamowej, tworzyć jego modyfikacje czy odsprzedawać dalej.

Czym się różni licencja od przeniesienia majątkowych praw autorskich?

Licencja to zezwolenie na korzystanie z utworu w określony sposób. Twórca pozostaje właścicielem praw majątkowych, a Ty dostajesz „dostęp” na warunkach opisanych w umowie: na konkretnych polach eksploatacji (np. strona www, social media, druk), przez dany czas i na określonym terytorium.

Przeniesienie praw majątkowych oznacza zmianę właściciela – po podpisaniu takiej umowy to zamawiający może decydować o dalszym licencjonowaniu, adaptacjach czy sprzedaży praw. Zwykle wiąże się to z wyższym wynagrodzeniem dla twórcy, bo rezygnuje on z przyszłych korzyści z projektu.

Czy mogę dowolnie zmieniać zamówiony projekt (np. logo, projekt wnętrza)?

Nie, dopóki umowa tego jasno nie przewiduje. Modyfikacje projektu dotykają zarówno praw majątkowych, jak i osobistych (integralność utworu), więc twórca ma prawo nie zgodzić się na zmiany, które zniekształcają jego pracę lub uderzają w jego reputację.

Jeśli chcesz mieć swobodę w przerabianiu projektu, wprowadź do umowy odrębny punkt o prawie do modyfikacji i adaptacji, najlepiej z przykładami: zmiana kolorystyki, skracanie, dostosowanie do innych formatów, rebranding. Uwaga: co innego „dostosowanie do formatu”, a co innego radykalna przeróbka koncepcji – to często wymaga osobnych ustaleń albo dodatkowego wynagrodzenia.

Czy wykonawca może publikować zdjęcia realizacji w swoim portfolio bez mojej zgody?

To zależy od ustaleń umownych. Twórcy często zakładają, że mogą pokazać swoją pracę w portfolio (strona, social media, publikacje branżowe), ale z punktu widzenia prawa potrzebują do tego zgody właściciela obiektu, a czasem także zgód osób, których wizerunek pojawia się na zdjęciach.

Bezpieczny model to osobny punkt w umowie: zgoda zamawiającego na publikację zdjęć realizacji przez twórcę w celach portfolio, z opcją zanonimizowania danych (bez adresu, logo firmy, twarzy pracowników). Tip: jeśli nie chcesz, aby Twoje wnętrze czy biuro „krążyło po internecie”, zaznacz to wprost w negocjacjach i w umowie.

Czy kupno obrazu, mebla lub innego fizycznego dzieła daje mi prawo do jego reprodukcji?

Nie. Nabycie egzemplarza utworu (fizycznego przedmiotu) to co innego niż nabycie praw autorskich. Możesz korzystać z przedmiotu zgodnie z jego przeznaczeniem (powiesić obraz, używać mebla), ale nie masz automatycznie prawa do:

• tworzenia reprodukcji (np. nadruków na koszulkach, plakatach, gadżetach),
• publikowania profesjonalnych zdjęć dzieła w kampaniach reklamowych,
• odsprzedaży projektu jako „gotowego wzoru” innym podmiotom.

Do takich działań potrzebna jest licencja albo przeniesienie praw majątkowych opisane w umowie, z wyszczególnionymi polami eksploatacji.

Jak opisać w umowie prawa do zdjęć realizacji (np. wnętrz, murali)?

Najprościej rozdzielić trzy elementy: prawa do projektu (koncepcja, rysunki, pliki), prawa do zdjęć (fotografia jako odrębne dzieło) oraz zgody na publikację (wizerunek, obiekt, dane firmy). Każdy z tych obszarów powinien mieć swój fragment w umowie lub w załączniku.

W praktyce oznacza to wskazanie: kto jest autorem zdjęć (projektant czy zewnętrzny fotograf), kto i gdzie może zdjęcia publikować (strona www, social media, prasa, reklama), czy dopuszczalne są dalsze udostępnienia (np. mediom, partnerom handlowym). Uwaga: jeżeli w kadrze są osoby, trzeba osobno zadbać o zgody na wykorzystanie wizerunku.

Na jakim etapie ustalać prawa do projektu i zdjęć – przed wyceną czy po?

Prawa autorskie wpływają zarówno na budżet, jak i na harmonogram, więc powinny być omawiane na etapie briefu i wyceny. Inna będzie cena za jednorazowe wykorzystanie projektu w jednej kampanii, a inna za pełne przeniesienie praw na wiele lat i rynków.

Dobrą praktyką jest wstępne określenie w zapytaniu ofertowym: czy oczekujesz licencji, czy przeniesienia praw, na jak długo, na jakim terytorium i w jakich kanałach (pola eksploatacji). Dzięki temu oferta obejmie realny zakres pracy, a nie „goły projekt”, do którego później trzeba dopisywać kolejne umowy i dopłaty.

Najważniejsze wnioski

• Brak precyzyjnych ustaleń o prawach do projektu i zdjęć realizacji skutkuje blokadą użycia gotowego dzieła (kampania nie może ruszyć, projekt nie trafia do portfolio, muralu nie da się zaadaptować).
• Oczekiwania stron są z definicji różne: zamawiający chce swobody eksploatacji i modyfikacji, a twórca – kontroli nad sposobem użycia, podpisu i prawa do prezentowania pracy w swoim portfolio.
• Zakres praw autorskich (przeniesienie praw majątkowych vs licencja, pola eksploatacji, czas, terytorium) jest realnym elementem budżetu – im szersze uprawnienia dla klienta, tym wyższe wynagrodzenie twórcy.
• Kwestie prawne trzeba włączyć w harmonogram: negocjacje umowy, organizacja sesji zdjęciowej, zgody na wizerunek i dostęp do obiektu generują dodatkowy czas, jeśli nie są zaplanowane z wyprzedzeniem.
• W branżach łączących koncepcję i fizyczną realizację (wnętrza, murale, branding, rękodzieło) trzeba osobno uregulować: prawa do projektu, plików/dokumentacji produkcyjnej oraz zdjęć gotowej realizacji.
• Prawa osobiste twórcy (autorstwo, podpis, integralność utworu, nadzór) są nieprzenoszalne – umowa może jedynie opisywać, jak będą wykonywane, podczas gdy prawa majątkowe można przenieść lub licencjonować.
• Automatyczne założenia typu „zapłaciłem, więc wszystko jest moje” albo „prawa zostają u mnie” prowadzą do konfliktów; konieczna jest jasna, napisana po ludzku umowa o prawach do projektu i zdjęć już na etapie briefu i wyceny.